会計書類の保管および紛失または破損した場合の対応について
会計書類の保管および紛失または破損した場合の対応について
2000年会計法に基づき、会社は会計・税務に関する書類を保管する義務があります。会計担当者、事業主、取締役が以下の資料を保管しなければなりません。
1. 日次資料 例：小口現金レポート、銀行口座預金レポート、支払日計表、売上日計表、日次仕訳帳
2. 総勘定元帳 例：資産台帳（その他BS、PL全ての勘定科目の元帳）
3. 棚卸表
4. 社内・社外の書類 例：領収書、請求書、Tax Invoice、配達証明、受領証、、前払金支払伝票、小口現金の出金伝票、交通費申請書
上記の会計に関する書類には書類の作成者名、書類名、書類番号、発行日付、合計金額を記載する必要があります。
また、会計・税務に関する書類の保管期間は以下の通りとなります。
1. 2000年会計法に基づき、会計及び関連書類を会計年度終了から5年間以上
（ただし、歳入局の権限で最長7年間まで保管を求められる場合がある）
2. 歳入法第87/3条に基づき、税務書類、Tax Invoice、Tax Invoiceのコピー、税務関連書類を自社または歳入局に指定された場所に税務申告終了から5年間以上
上記の情報に基づき、会計・税務に関する書類は最低5年間保管する必要があります。また裁判などを想定する場合、時効が10年間のケースもあるため一般的には5－10年間書類を保管することが多くなっています。
会計・税務書類を紛失または破損した場合の手続きは以下の通りです。
1. 紛失または破損の報告書作成のために、紛失または破損した書類はどんな書類、いつの書類かを確認します。
2. 書類が破損した場合、証明として書類保管場所の写真を撮る必要があります。
3. 警察証明を取得するために、自社または書類保管場所の地方の警察に届け出します。
4. 書類が紛失または破損したことを認識してから15日以内に歳入局と商務省に連絡し、会計書類遺失証明書（SBCH.2）を申請します。
5. 書類の再発行のために、警察証明を取引先に送付します。
以下の書類を紛失した場合、書類の再発行またはコピーなどで代替できます。
1. Purchase tax invoice（自社の書類）：書類を再発行するか、または取引先に書類のコピーを依頼します。
2. Sales tax invoice（取引先からの書類）：取引先に連絡し、書類を再発行してもらうか書類のコピーを依頼します。
3. 税務申告書：歳入局にコピーの発行依頼ができます。
---
การเก็บเอกสารทางบัญชีและ ขั้นตอนการปฎิบัติหากเอกสารสูญหายหรือเสียหาย
ตามกฎหมายพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดให้ บริษัทมีหน้าที่ในการเก็บเอกสารทางบัญชีและภาษี ซี่งผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี, เจ้าของกิจการหรือกรรมการบริษัท มีหน้าที่ต้องเก็บรักษาข้อมูลและเอกสารดังต่อไปนี้
- บัญชีรายวัน ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีธนาคาร บัญชีรายวันซื้อ บัญชีรายวันขาย บัญชีรายวันทั่วไป
- บัญชีแยกประเภท ได้แก่ บัญชีแยกประเภทในด้านงบดุล(สินทรัพย์ หนี้สินและทุน), งบกำไรขาดทุน(รายได้และค่าใช้จ่าย)
- บัญชีสินค้า
- เอกสารภายนอกและภายในเช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีซื้อ ใบส่งของ ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่ายใบเบิกเงินทดรองจ่าย ใบเบิกเงินสดย่อย ใบเบิกค่าเดินทาง เป็นต้น
โดยเอกสารประกอบการลงบัญชีดังกล่าวต้องมีชื่อผู้จัดทำเอกสาร ชื่อและเลขที่เอกสาร วันเดือนปีที่ออกเอกสารและยอดเงินสุทธิ
ระยะเวลาในการเก็บเอกสารบัญชีและภาษี
ระยะการเก็บเอกสารจะอ้างอิงข้อมูล3ข้อดังต่อไปนี้
- ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 กำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี เป็นระยะเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบบัญชีของบริษัท (อย่างไรก็ตาม กรมสรรพากรมีอำนาจกำหนดให้ผู้ประกอบการเก็บรักษาบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่เกิน 7 ปี)
- มาตรา 87/3 แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดให้บริษัทการเก็บเอกสารรายงาน ใบกำกับภาษี สำเนาใบกำกับภาษีพร้อมทั้งเอกสารประกอบการลงรายงาน ประกอบการลงรายงาน ณ สถานประกอบการที่จัดทำรายงานหรือสถานที่อื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดเป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่วันที่ได้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีหรือวันทำรายงาน
จากข้อมูลข้างต้น เอกสารทางบัญชีและภาษีควรเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี นอกจากมีการพิจารณาคดีที่มีอายุความ10 ปี หรือ การตรวจสอบทางภาษี ดังนั้นโดยทั่วไปแล้วระยะเวลาการเก็บเอกสารมักจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 5 ถึง 10 ปี
หากเอกสารหายหรือเกิดการเสียหายขึ้น สิ่งที่ต้องปฎิบัติมีดังต่อไปนี้
- ตรวจสอบเอกสารที่หายหรือเสียหายว่า เป็นเอกสารชนิดใด ช่วงเวลาไหนเพื่อจัดทำรายงาน
- ในกรณีเอกสารเสียหาย จำเป็นต้องถ่ายรูปสถานที่เกิดเหตุเอาไว้เป็นหลักฐาน
- แจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจ ที่อยู่ในเขตของบริษัท หรือสถานที่เกิดเหตุ เพื่อออกใบแจ้งความ
- แจ้งแต่กรมสรรพากรและกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน15วัน นับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายหรือเสียหายนั้นด้วย แบบแจ้งบัญชีสูญหายฯ (ส.บช.2)
- นำใบแจ้งความส่งให้ทางบริษัทคู่ค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการขอเอกสารใหม่
ในกรณีที่เอกสารหายเอกสารดังต่อไปนี้ สามารถ ขอเอกสารทดแทนได้
- ใบกำกับภาษี ขาย (เอกสารจากฝั่งเรา): เราสามารถพิมพ์ออกมาใหม่ หรือ ขอสำเนาจากลูกค้าได้เพราะลุกค้าได้รับใบจริง
- ใบกำกับภาษี ซื้อ(เอกสารจากฝั่งคู่ค้า): ติดต่อผู้ขายให้ช่วยออกใบแทนใบกำกับภาษี
- แบบยื่นภาษี: ขอคัดสำเนากรมสรรพากรใหม่ได้
---
記事の内容が貴社の実態に合わせてどのように取り扱われるかが不明な場合など、お困りのことがございましたらお気軽に下記メールアドレスまでお問合せ下さい。
http://www.businessmanagementasia.com/jp/home
BM Accounting Co., Ltd.
BM Legal Co., Ltd.
President
米国公認会計士(inactive)
社会保険労務士
長澤 直毅
※本記事に記載の内容は、作成時点で得られる法律、実務上の情報をもとに作成しておりますが、本記事の閲覧や情報収集については、情報が利用者ご自身の状況に適合するものか否か、ご自身の責任において行なっていただきますようお願いいたします。 本記事に関して発生トラブル、およびそれが原因で発生した損失や損害について、BM Accounting Co., Ltd,/BM Legal Co., Ltd.及び執筆者個人.は一切の責任を負いかねます。また、本記事は一部で外部サイトへのリンクを含んでいますが、リンクする第三者のサイトの個人情報保護の取り扱いや、そのサイトの内容に関して一切責任を負いませんのであらかじめご了承ください。
Back to List